COLECTA
Plataforma de Gestión de Ventas a Plazos y Seguimiento de Pagos
TÉRMINOS Y CONDICIONES DE USO
Versión 1.0 • Septiembre 2026
1. PARTES Y GENERALIDADES
1.1 Prestador del servicio. COLECTA es una plataforma de software como servicio (SaaS) para la gestión de ventas a plazos y seguimiento de pagos (en adelante, "el Proveedor").
1.2 Operador/Cliente. Se denomina "Operador" a la persona natural o jurídica que suscribe un plan de uso de Colecta, acepta los presentes Términos y Condiciones (en adelante, "T&C") y utiliza la plataforma para gestionar su propia operación de ventas a plazos y seguimiento de pagos.
1.3 Aceptación. Al registrarse, activar una cuenta o utilizar cualquier funcionalidad de Colecta, el Operador declara haber leído, comprendido y aceptado íntegramente los presentes T&C. Si no está de acuerdo con alguna de las disposiciones aquí contenidas, deberá abstenerse de utilizar la plataforma.
1.4 Capacidad legal. El Operador declara contar con la capacidad legal necesaria para celebrar el presente acuerdo y que la actividad económica que gestiona a través de Colecta se encuentra debidamente autorizada por las leyes colombianas aplicables.
2. OBJETO DEL SERVICIO
Colecta es una herramienta tecnológica diseñada para administrar agendas de clientes, registrar clientes, gestionar el saldo pendiente por cobrar, registrar pagos diarios y generar reportes de desempeño. El Proveedor concede al Operador una licencia de uso no exclusiva, intransferible y revocable para acceder y utilizar la plataforma durante la vigencia del plan contratado, exclusivamente para los fines lícitos descritos en estos T&C.
El servicio incluye: acceso al panel web administrativo, acceso a la aplicación móvil para el rol de Vendedor, almacenamiento de datos de operación, y soporte técnico según el plan contratado.
3. USO PERMITIDO
Colecta está diseñada para soportar operaciones de ventas a plazos y seguimiento de pagos que cumplan las siguientes condiciones:
- La actividad comercial debe estar enmarcada dentro de la normativa vigente del país donde opera el Operador, incluyendo los requisitos de habilitación, registro o autorización exigidos por las autoridades competentes de dicho país.
- Los cargos cobrados a los clientes no podrán superar los límites máximos permitidos por la autoridad financiera o regulatoria competente del país donde se realiza la operación (en Colombia: tasa de usura certificada por la Superintendencia Financiera; en cada país aplicará la norma equivalente vigente).
- La plataforma solo podrá ser utilizada para registrar y gestionar ventas a plazos propias del Operador con sus clientes directos, y no para intermediar o administrar saldos de terceros sin la debida habilitación legal en el país correspondiente.
- El Operador es el único responsable del cumplimiento de sus obligaciones legales frente a sus clientes, incluyendo la entrega de documentos comerciales, contratos, extractos y cualquier obligación derivada de la relación comercial conforme a la ley local aplicable.
4. USO PROHIBIDO Y ACTIVIDADES ILÍCITAS
Queda estrictamente prohibido utilizar la plataforma Colecta para cualquier actividad que contravenga las leyes del país donde opera el Operador o que facilite el ejercicio informal o ilegal de ventas a plazos o préstamos. Sin perjuicio de la prohibición general, se prohíben expresamente las siguientes conductas:
- Gestionar operaciones de préstamo informal de alta frecuencia conocidas popularmente como "gota a gota", "paga diario", "gota a gotita", "drop by drop", "préstamo agiotista" u otras denominaciones equivalentes en cada país, o cualquier modalidad análoga que implique tasas de interés ilegales, cobros coercitivos, amenazas, violencia o cualquier forma de presión indebida sobre los deudores.
- Utilizar la plataforma para blanquear capitales, financiar actividades terroristas o gestionar recursos provenientes de actividades ilícitas, en contravención a las normas de prevención de lavado de activos (AML/CFT) del país correspondiente.
- Registrar operaciones de crédito que no correspondan a transacciones reales entre el Operador y sus clientes (operaciones ficticias o simuladas).
- Ocultar la identidad del Operador real o hacerse pasar por una entidad financiera vigilada o regulada sin contar con la debida autorización en el país de operación.
- Aplicar cargos que, conforme a la regulación financiera del país donde se realiza la operación, superen los límites máximos de interés o usura permitidos por la autoridad competente.
- Utilizar los datos personales de los clientes registrados en Colecta para fines distintos al seguimiento de pagos, o en violación de la legislación de protección de datos personales aplicable en el país del Operador.
- Ceder, vender, arrendar o compartir el acceso a la plataforma con terceros no autorizados.
- Intentar vulnerar la seguridad, integridad o disponibilidad de la plataforma.
5. OBLIGACIONES DEL OPERADOR
El Operador se compromete a:
- Suministrar información veraz y actualizada en el proceso de registro y durante la vigencia del servicio.
- Mantener la confidencialidad de sus credenciales de acceso (usuario y contraseña) y ser responsable de todas las acciones realizadas desde su cuenta.
- Notificar de forma inmediata al Proveedor ante cualquier acceso no autorizado o sospecha de uso indebido de su cuenta.
- Informar a sus clientes sobre el uso de sus datos en la plataforma, conforme a la legislación de protección de datos personales aplicable en su país (en Colombia: Ley 1581 de 2012), y contar con la autorización de tratamiento de datos personales correspondiente.
- Mantener actualizada la información de contacto y de pago asociada a su plan.
- No compartir el acceso a la plataforma con personas o empresas que no estén autorizadas como parte de su plan contratado.
- Utilizar la plataforma únicamente para los fines lícitos descritos en los presentes T&C.
6. OBLIGACIONES DEL PROVEEDOR
El Proveedor se compromete a:
- Garantizar la disponibilidad de la plataforma conforme al nivel de servicio (SLA) establecido en el plan contratado.
- Proteger la información del Operador y de sus clientes mediante medidas de seguridad técnicas y organizativas razonables.
- Notificar al Operador con la debida antelación sobre cambios sustanciales en los T&C, tarifas o funcionalidades del servicio.
- No comercializar ni transferir los datos del Operador a terceros con fines distintos a la prestación del servicio, salvo obligación legal.
- Brindar soporte técnico según los canales y tiempos de respuesta definidos en el plan contratado.
7. PRIVACIDAD Y TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES
El tratamiento de datos personales realizado a través de Colecta se rige por la legislación de protección de datos personales aplicable en el país donde opera el Operador. Cada Operador es responsable de cumplir la normativa de su jurisdicción. A modo de referencia, las principales leyes aplicables en la región incluyen:
- Colombia: Ley Estatutaria 1581 de 2012 y Decreto Único 1074 de 2015.
- México: Ley Federal de Protección de Datos Personales en Posesión de los Particulares (LFPDPPP, 2010).
- Argentina: Ley 25.326 de Protección de los Datos Personales y sus modificaciones.
- Chile: Ley 19.628 sobre Protección de la Vida Privada (en proceso de actualización legislativa).
- Perú: Ley 29733 de Protección de Datos Personales.
- Ecuador: Ley Orgánica de Protección de Datos Personales (2021).
- Costa Rica: Ley 8968 de Protección de la Persona frente al Tratamiento de sus Datos Personales.
- Demás países: legislación nacional vigente en materia de privacidad y protección de datos personales.
En todos los casos, el Proveedor actúa como Encargado del Tratamiento (o figura equivalente según la ley local) de los datos de los clientes del Operador, mientras que el Operador actúa como Responsable del Tratamiento de dichos datos.
El Operador, en su calidad de Responsable, garantiza que:
- Cuenta con la autorización, consentimiento o base legal válida para el tratamiento de datos personales de cada uno de sus clientes registrados en Colecta, conforme a la legislación de su país.
- Los datos recopilados son pertinentes, adecuados y no exceden la finalidad de la gestión de ventas a plazos y seguimiento de pagos.
- Atenderá de forma oportuna las solicitudes de acceso, rectificación, cancelación, oposición y supresión (derechos ARCO o equivalentes) que presenten sus clientes.
El Proveedor, en su calidad de Encargado, se compromete a:
- Procesar los datos únicamente conforme a las instrucciones del Operador y para los fines del servicio.
- Implementar medidas de seguridad técnicas y organizativas apropiadas para proteger los datos contra pérdida, acceso no autorizado o divulgación indebida.
- Informar al Operador sin dilación indebida sobre cualquier brecha de seguridad que afecte los datos personales.
Para consultas sobre la Política de Privacidad o el ejercicio de derechos sobre datos personales, el Operador podrá contactar al Proveedor a través de los canales oficiales indicados en la plataforma.
8. PROPIEDAD INTELECTUAL
Todos los derechos de propiedad intelectual sobre la plataforma Colecta, incluyendo pero no limitado a su código fuente, diseño, arquitectura, marcas, logos, documentación y contenido generado por el Proveedor, son y permanecerán de titularidad exclusiva del Proveedor o de sus licenciantes.
Los presentes T&C no transfieren al Operador ningún derecho de propiedad intelectual sobre la plataforma. El Operador únicamente adquiere una licencia de uso limitada conforme a lo establecido en la Cláusula 2.
Los datos de la operación del Operador (clientes, ventas a plazos, saldos, pagos, agendas de clientes) son de titularidad del Operador y podrán ser exportados o solicitados en cualquier momento durante la vigencia del servicio y hasta 30 días después de su terminación.
9. TARIFAS Y PAGOS
Las tarifas del servicio se definen según el plan contratado por el Operador. El Proveedor se reserva el derecho de ajustar las tarifas con un aviso previo de al menos 30 días calendario. El Operador que no acepte las nuevas tarifas podrá terminar el contrato antes de su entrada en vigencia sin penalidad.
El incumplimiento en el pago del plan contratado podrá dar lugar a la suspensión del acceso a la plataforma, previa notificación al Operador con al menos 5 días hábiles de anticipación.
10. LIMITACIÓN DE RESPONSABILIDAD
El Proveedor no será responsable por daños directos, indirectos, incidentales o consecuentes derivados de:
- El uso indebido de la plataforma por parte del Operador o de sus usuarios.
- Interrupciones del servicio originadas en causas de fuerza mayor, fallas en redes de terceros o eventos fuera del control razonable del Proveedor.
- Pérdida de información ocasionada por el Operador al no seguir las recomendaciones de respaldo y seguridad.
- Decisiones comerciales tomadas por el Operador con base en la información gestionada en la plataforma.
- Incumplimientos legales del Operador frente a sus clientes o frente a las autoridades.
La responsabilidad máxima del Proveedor, en cualquier caso, estará limitada al valor pagado por el Operador en los últimos 3 meses de servicio.
11. SUSPENSIÓN Y TERMINACIÓN
El Proveedor podrá suspender o terminar el servicio de forma inmediata y sin previo aviso cuando existan indicios razonables de que el Operador utiliza la plataforma para actividades ilícitas, incluyendo las descritas en la Cláusula 4 de los presentes T&C.
En los demás casos de incumplimiento, el Proveedor notificará al Operador y otorgará un plazo de 10 días hábiles para subsanar el incumplimiento antes de proceder a la terminación.
El Operador podrá terminar el servicio en cualquier momento con un aviso previo de 15 días calendario, sin derecho a reembolso de las tarifas ya pagadas por el período en curso.
A la terminación del contrato, el Proveedor pondrá a disposición del Operador sus datos de operación por un período de 30 días, tras los cuales podrán ser eliminados de forma definitiva.
12. MODIFICACIONES A LOS TÉRMINOS Y CONDICIONES
El Proveedor se reserva el derecho de modificar los presentes T&C en cualquier momento. Las modificaciones serán notificadas al Operador a través del correo electrónico registrado y/o mediante aviso en la plataforma, con al menos 15 días calendario de anticipación a su entrada en vigencia.
El uso continuado de la plataforma tras la entrada en vigencia de las modificaciones constituirá la aceptación de los nuevos T&C. Si el Operador no acepta los cambios, deberá notificarlo al Proveedor antes de la fecha de entrada en vigencia y podrá terminar el contrato sin penalidad.
13. LEY APLICABLE Y RESOLUCIÓN DE CONFLICTOS
Los presentes T&C se rigen por las leyes de la República de Colombia, siendo el Proveedor una persona domiciliada en Colombia. No obstante, el Operador deberá cumplir adicionalmente con la legislación local vigente en el país donde desarrolla su actividad, especialmente en materia financiera, comercial y de protección de datos personales.
Cualquier controversia entre el Proveedor y el Operador derivada de la interpretación, cumplimiento o terminación de los presentes T&C se resolverá con arreglo a la siguiente jerarquía:
- En primer lugar, las partes intentarán resolver la controversia de manera directa y amigable dentro de los treinta (30) días siguientes a la notificación del desacuerdo.
- Si no se logra acuerdo directo, las partes se someterán a un mecanismo de conciliación extrajudicial ante un Centro de Conciliación debidamente habilitado en Colombia o en el país del Operador, a elección del Operador.
- Si la conciliación fracasa, la controversia será resuelta por los jueces y tribunales competentes de la ciudad de Pereira, Risaralda, Colombia, con renuncia del Operador a cualquier otro fuero que pudiera corresponder por razón de su domicilio.
Para Operadores ubicados fuera de Colombia, las obligaciones de cumplimiento local (tributarias, financieras, laborales, de protección al consumidor) frente a sus propios clientes y autoridades nacionales serán de exclusiva responsabilidad del Operador y se regirán por la legislación de su país, sin que el Proveedor pueda ser considerado responsable por dichos incumplimientos.
14. CONTACTO Y NOTIFICACIONES
Para cualquier consulta, reclamo o notificación relacionada con los presentes T&C, el Operador podrá comunicarse con el Proveedor a través de los siguientes canales oficiales, disponibles en la sección de Soporte de la plataforma Colecta.
Las notificaciones del Proveedor al Operador se realizarán al correo electrónico registrado en la cuenta. Será responsabilidad del Operador mantener actualizado dicho correo.
Al hacer clic en "Acepto los Términos y Condiciones" o al utilizar la plataforma, usted declara haber leído, entendido y aceptado íntegramente las condiciones aquí establecidas.